Questions réponses sur l’app la plus simple pour la construction!
Gestion de projet pour la construction - intelligente et simplifiée
Facturation automatique et intelligente pour la construction
Q: Comment fonctionne la facturation de Hoptimize pour la construction?
La facturation est hyper-efficace. Pendant un projet ou à la fin d'un projet, chaque facture ne vous prend qu'une seule minute à faire. Elle est envoyée par courriel à votre client. Vous pouvez voir dans votre tableau de bord que le client l'a consultée. Une fois le chèque reçu, vous indiquez que la facture est payée. C'est tout.
Q: Est-ce facile de voir quelles factures n'ont pas été payées?
Oui. Dans l'onglet facturation, vous voyez tout cela. Par projet ou pour toute votre entreprise. Il est facile de suivre vos paiements. Et en plus, Hoptimize renvoie des courriels à vos clients pour leur rappeler de payer. Fini les vrais et les faux oublis! Et fini l'appel gênant pour rappeler à votre client de payer!
Q: Est-ce que Hoptimize permet de facturer en Coût-Majoré (Cost-Plus)?
Oui. En plus de faire de la facturation de projets à prix fixes, il permet de facturer en Coût-majoré (Cost-Plus) en une minute automatiquement. Il calcule les heures travaillées par vos équipes, il cumule tous les coûts entrés (factures scannées). Il ajoute votre marge désirée (ex: 15%) et il envoie la facture par courriel au client.
Q: Comment est-ce que je peux voir ma liste de factures payées?
Dans le tableau de bord de facturation, vous voyez exactement quelles sont les factures payées, non-payées ou en souffrance. Vous pouvez donc prendre action rapidement.
Poinçon GPS pour les entrepreneurs en construction
Q: Comment fonctionne le poinçon GPS intelligent de Hoptimize pour la construction?
Il n'a qu'à vous le dire ou le dire à son superviseur. Les administrateurs et superviseurs peuvent modifier l'heure pour quelqu'un d'autre. Pour éviter le copinage, vous verrez clairement que l'heure a été modifiée par son superviseur. Lorsque l'employé a poinçonné lui-même sur place, le poinçon est validé par Hoptimize!
Q: Qu'est-ce qui se passe si un employé oublie de poinçonner?
Il n'a qu'à vous le dire ou le dire à son superviseur. Les administrateurs et superviseurs peuvent modifier l'heure pour quelqu'un d'autre. Pour éviter le copinage, vous verrez clairement que l'heure a été modifiée par son superviseur. Lorsque l'employé a poinçonné lui-même sur place, le poinçon est validé par Hoptimize!
Q: Est-ce que Hoptimize suit mes employés en tout temps?
Jamais! Hoptimize vérifie la position GPS de l'employé seulement lorsque l'employé poinçonne lui-même. Jamais sa position est détectée à d'autres moments. Le but est tout simplement de valider qu'il est sur le chantier lorsqu'il dit y être.
Q: Hoptimize permet-il à un employé de travailler sur plusieurs chantiers à la fois?
Oui, évidemment!!! Un employé peut retourner à un chantier, en visiter un autre et vous pouvez même comptabiliser le temps de transport.
Q: Q: Comment fonctionne la banque d'heures?
La banque d'heures vous permet de payer 40h par semaine à quelqu'un qui en fait parfois plus, parfois moins. Lors d'une semaine moins occupée, Hoptimize prendra des heures dans la banque d'heures de l'employé pour combler le 40h à payer.
Q: Comment fonctionne la validation des poinçons ?
Très simple. À chaque jour, un superviseur sur le chantier ou le patron au bureau valide les poinçons de ses équipes. Il ne fait que clicker sur le bouton "valider". À chaque semaine, le grand patron ou administrateur peut regarder le total des heures de la semaine et approuver la feuille de temps pour les paies.
Q: Est-ce que je peux envoyer la feuille de temps à mon comptable?
Très simple. Une fois la feuille de temps produite, vous l'avez en format Excel. Celle-ci peut être importée dans des logiciels de comptabilité ou être envoyée à votre comptable pour produire les paies.
Suivi des coûts et des profits pour les entrepreneurs en construction
Q: Comment fonctionne le tableau de bord de profits?
Très simple. Quand vous faites des dépenses pour un projet, vous photographiez la facture (ou importez le pdf). Lorsque vos employés travaillent, les heures sont comptabilisées avec le taux horaire coûtant. Donc, tout au long d'un projet, Hoptimize vous montre combien vous avez dépensé à date par rapport à vos revenus. Vous savez donc toujours vos profits.
Q: Pouvons-nous suivre les budgets de chaque projet et toutes les catégories de dépenses
Certainement! Plusieurs catégories existent déjà (Matériaux, main d'oeuvre, sous-traitants, location d'outils, etc.) et vous pouvez aussi avoir vos propres catégories!
Q: Peut-on modifier des budgets en cours de projet s’il y a des changements?
Évidemment. En construction, il est fréquent de voir des changements aux projets demandés par les clients. Avec Hoptimize, vous pouvez toujours ajuster tous les montants et suivre avec précision les nouveaux budgets.
Q: Est-ce que mes employés voient les budgets?
Jamais. Seul le patron a accès à ces informations privées!
Applications et questions techniques pour les entrepreneurs en construction
Q: Est-ce que Hoptimize fonctionne sur iPhone et Android?
Oui oui oui! Il fonctionne autant sur des appareils récents que des plus vieux. Et ça fonctionne aussi sur votre ordinateur et votre tablette.
Q: L’application a-t-elle un effet important sur la charge des piles du téléphone?
Pas du tout. Vous ouvrez l'application seulement lorsque vous l'utilisez. Le reste du temps, elle ne consomme rien.
Q: Doit-on créer un mot de passe pour chaque employé?
Pas du tout. Lorsque vous créez la fiche de votre employé, vous entrez son numéro de cellulaire. Hoptimize lui envoie un mot code d'accès par SMS (texto) et c'est réglé. L'employé change de téléphone? Il n'a qu'à installer l'app et demander un nouveau code d'accès par SMS. Avec Hoptimize, tout est simple!
Q: Hoptimize fonctionne-t-il sur mon ordinateur ou ma tablette?
Oui. Évidemment!!! Windows ou Mac. iPhone 4, 5, 6 et 7. iPad2 et plus. iPad pro. Tablettes et téléphones Android.
Q: Est-ce que les employés doivent payer pour télécharger l'application?
Jamais. Télécharger l'application est gratuit. L’employé n’a jamais rien à payer, c'est l'entreprise qui paie pour le service.
Q: Qu'est-ce que je fais si j'ai besoin d'aide?
Très simple. Vous nous écrivez ou vous nous appelez. Il y a aussi du chat directement à partir de l'app. Une équipe (de vrais humains!) dédiée à votre succès est là pour vous.
Q: L’application consomme-t-elle des données du téléphone mobile de mes employés?
Non. Bien que l’application requiert l’utilisation de données du téléphone mobile, c'est vraiment négligeable.
